第一条为了规范基金会档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、基金会档案工作实行二级管理，一级管理是指基金会办公室统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行基金会档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。

第三条归档制度

1、凡是反映基金会战略发展、经营、管理及建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由基金会集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，办公室保存复印件。

4、凡基金会业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以基金会名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报办公室备案。

6、由基金会对外签订的合同，应保留三份原件，办公室保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由办公室保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交办公室档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、办公室设存放档案的专门箱柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、 档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4、库存档案必须图物相符，帐物相符。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

6、根据有关规定及基金会实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

8、凡基金会工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于单位机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经基金会领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

   3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

   4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

   5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

   6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管领导同意，必须外借的，由秘书长审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

   第七条本制度从二O 一一年八月一日起执行。